Vous allez bientôt embaucher plus de 5 personnes, passer le cap des 50 embauches ou au-delà ? Il est utile dans ce cas de commencer à structurer ou renforcer la fonction Finance de votre entreprise pour vous soulager dans la gestion des tâches administratives et structurer l’entreprise avec des profils spécialisés.
Séverin Henry, VP Finance chez Qonto, notre partenaire, vous conseille pour atteindre vos objectifs et étoffer vos équipes avec les profils adaptés à vos besoins.
Lorsque l’on crée son entreprise, il n’est pas rare d’endosser de multiples casquettes pendant un temps : à la fois celle de dirigeant(e), de DRH, de directeur(rice) financier, etc. Vient cependant un moment où il faut déléguer un certain nombre de tâches à d’autres personnes, à la fois plus expertes sur le sujet et ayant vraiment le temps de se dédier à cette fonction. C’est notamment le cas de la fonction Finance qui est clé pour la pérennité de l’entreprise.
Structurer son équipe Finance : comment procéder ?
À partir de quel stade faut-il amorcer cette structuration ?
Bien entendu, les situations varient d’une entreprise à l’autre. Néanmoins, nous pouvons considérer qu’à partir de 5 salariés dans l’entreprise, il devient intéressant de commencer à envisager cette structuration.
Pour autant, il n’est pas toujours nécessaire de recruter un(e) directeur(trice) financier(e) dans l’immédiat. En fonction de son besoin, l’entrepreneur(e) peut déjà commencer par faire appel à un(e) office manager externe pour être soulagé(e) des tâches administratives (facturation, recouvrement, etc.).
Néanmoins, s’il est normal d’avoir des profils polyvalents dans un premier temps, qui vont gérer la fonction finance de façon transverse, il est ensuite nécessaire de compartimenter et recruter des experts sur chaque pôle.
Pour une entreprise de plus de 50 salariés, il peut être judicieux de constituer une équipe composée d’un ou d’une directrice financière ainsi que d’une ou deux personnes opérationnelles.
Externe vs interne : quelle organisation choisir pour son équipe Finance ?
Encore une fois, chaque entreprise trouve l’organisation qui lui convient le mieux, en fonction de ses spécificités.
À partir de 10 salariés, et jusqu’à 50, la question d’embaucher ou d’externaliser se pose de façon prégnante. Embaucher un durecteur Administratif et financier (DAF) est souvent trop cher lorsque l’entreprise est encore petite et qu’il n’y a pas une activité qui constitue un temps plein. Travailler avec un DAF externe peut être une bonne alternative.
À partir de 50 personnes, l’entreprise grandit et a souvent besoin d’internaliser les compétences pour continuer sa croissance.
Quels profils recruter pour structurer son équipe Finance ?
Comme évoqué auparavant, plus l’entreprise croît, plus il est nécessaire d’embaucher des profils spécialisés.
Pour l’opérationnel, une organisation cohérente est d’avoir une personne dédiée aux sales ops (facturation et revenu), une pour la comptabilité et une pour le FP&A (planification, budget). Cette équipe de 3, avec un(e) DAF pour la diriger, est déjà une base satisfaisante pour une entreprise de 50 à 100 personnes.
Au-delà, les recrutements dépendent beaucoup de l’activité de l’entreprise, de ses spécificités, et de ses ambitions. Il est cependant nécessaire d’investir dans son équipe.
Une erreur trop souvent faite est de privilégier les profils junior. Il faut plutôt mixer les juniors et les seniors. La fonction Finance est rarement sur-staffée, bien au contraire. Il est important de valoriser et investir dans des profils qui vous aideront à bien structurer la fonction.
4 bonnes pratiques pour structurer votre équipe Finance
Prendre le temps de l’analyse
Vous souhaitez structurer votre équipe Finance mais vous ne savez pas par où commencer ? Avant de vous lancer dans des recrutements ou des choix d’outils, il est important de prendre un moment pour faire un audit sur sa situation.
Avec cette première phase d’analyse, vous identifiez les zones à renforcer dans votre structure, mais vous pouvez aussi définir des actions prioritaires qui produiront des résultats rapides.
Une phase d’audit est nécessaire, même lorsque vous avez déjà un(e) responsable financier(e) et que vous souhaitez étoffer votre équipe.
Prioriser les actions et automatiser les tâches répétitives
Il est important de définir ce qui est stratégique pour l’entreprise et les actions qui permettront d’atteindre ces objectifs. Pour prioriser chaque action, il faut également prendre en compte le rapport bénéfice / temps passé.
Parmi les actions qui peuvent être prioritaires : automatiser les tâches répétitives, à faible valeur ajoutée et chronophages. Ces tâches sont souvent liées à la préparation de la comptabilité.
Choisir les bons outils
L’automatisation d’une partie des tâches est dépendante des outils financiers choisis. Voici quelques conseils pour vous guider dans vos choix de la part de nos experts.
Deux critères sont essentiels pour une entreprise en croissance : des outils 100 % SaaS et capables d’accompagner le développement. Il faut donc réfléchir à la suite de logiciels dans son intégralité et à la connectivité existante entre tous. L’idéal est d’adopter la vision la plus large possible quand il s’agit de faire un choix, en partant du tout début de la relation client, du marketing. Quels sont les besoins de chaque département ? Comment se déroule le cycle de vie d’un prospect / client ? En faisant cette analyse, nous pouvons alors déterminer des solutions adaptées, qui se connectent entre eux.
Valoriser la place de l’équipe Finance dans l’entreprise
Finissons sur ce point : pour que la Finance soit la plus utile possible à l’entreprise et aide les dirigeant(e)s à prendre des décisions éclairées, il faut la valoriser et montrer son intention d’investir dans sa croissance.
L’investissement dans la fonction Finance doit être vu comme une opportunité et non pas simplement comme des frais centraux additionnels.
Bien structurée et outillée, cette équipe permettra de produire une information financière de qualité à l’ensemble de l’organisation afin de faire les bons choix pour l’entreprise.
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