Le 26 janvier, nous avons organisé, en partenariat avec SAP, un webinaire à destination des entrepreneurs de notre réseau sur le thème « L’ERP comme levier de croissance et d’efficacité« . Nous avons demandé à Pierre Gueguen, CEO d’Ubister qui accompagne les entreprises dans la structuration et l’optimisation de leur processus de gestion à l’aide d’un ERP, de revenir sur les étapes clés de la mise en place d’un ERP en entreprise.
Pierre Gueguen, pouvez-vous nous présenter l’intérêt pour une PME de se doter d’un ERP ? À quel moment est-il utile de le mettre en place dans son entreprise ?
L’ERP remplit plusieurs fonctions. En premier lieu il gère au moins 3 fonctionnalités de l’entreprise : les finances, les achats, les ventes ou la production par exemple. Mais au-delà de l’optimisation des process et du travail des collaborateurs, l’ERP sert à faire circuler et à transmettre une information fiable et unique dans l’entreprise tout en générant des données d’aide à la décision.
Par conséquent, si vous doutez de vos informations, si vous ne les trouvez plus ou si vos équipes n’ont plus le bon niveau d’information, le temps de l’ERP est venu !
CEO d’Ubister
Pouvez-vous nous présenter les facteurs clés de succès et les principaux écueils à éviter ?
Mettre en place un ERP devient de plus en plus facile, mais la maîtrise de son usage reste parfois complexe. Malgré tout, les outils s’adaptent à chaque contexte et il est important d’avoir confiance dans votre projet. Il n’est pas nécessaire de vouloir tout mettre en place en une seule étape. Il est tout à fait possible de choisir un premier socle, de faire un bilan et de s’en servir pour définir l’étape suivante. Pour vous aider, il est également important de faire une expression minimale de vos besoins afin de définir les éléments que vous voulez absolument retrouver dans le futur système et d’évoluer vers la rédaction du cahier des charges.
La mise en place de l’ERP s’inscrit dans un management de la conduite du changement. À ce titre, il est important que le chef d’entreprise s’implique, procède à différents arbitrages si nécessaire et ne laisse pas ses équipes gérer seules le projet.
Pour réussir, plusieurs facteurs clés de succès sont communs à chaque projet. En premier lieu, même lors de la création ou la croissance de son entreprise, il convient de dédier du temps à la mise en place de l’ERP et de bien intégrer l’étendue des possibilités de ces outils. C’est autant de temps de gagné pour améliorer l’organisation de son entreprise. Par ailleurs, le chef d’entreprise doit garder sa capacité d’arbitrage devant la multiplicité de l’offre mais aussi bien former ses collaborateurs afin qu’ils maîtrisent l’outil. En dernier lieu, garder votre esprit critique ! Certes, les experts vous accompagnent dans votre projet mais vous devez réfléchir à l’usage de cet outil afin de l’adapter au mieux à votre activité.
L’investissement est-il important pour une PME ?
Pour le coût externe de la mise en place d’un ERP, il y a deux cas de figure. Dans le premier, l’entreprise achète le logiciel. Dans ce cas, il faut prévoir le prix d’achat du logiciel (de 3 500 € à quelques centaines d’euros) auquel s’ajoute des frais de maintenance (environ 20%).
La seconde solution implique de louer le logiciel (Cloud) et de payer à l’usage (entre 20 €/utilisateur/mois et 100€ /utilisateur/mois). Un montant auquel s’ajoute l’aide à la mise en place de l’ERP dans l’entreprise (entre 50 € à 100 € jour/homme pour un petit projet PME) ainsi que la fonction support (100 €-150 € de l’heure).
Par ailleurs, au coût externe, il faut ajouter le coût interne de l’entreprise : temps des équipes dédiées, entretien des compétences acquises…
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