Les notes de frais sont un élément incontournable dans la vie quotidienne de toute entreprise. Mais, ce sujet peut rapidement devenir épineux et chronophage, s’il ne fait pas l’objet d’une approche rigoureuse.
Partenaire de Réseau Entreprendre®, Ludivine Baud, directrice générale de Qonto France, vous livre quelques conseils pour optimiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise.
Les salariés doivent établir une note de frais lorsqu’ils réalisent une dépense professionnelle. Ce document est obligatoire afin d’obtenir le remboursement des frais qu’ils ont avancés.
Gestion des notes de frais : comprendre les fondamentaux
Quelles informations doit comporter une note de frais ?
Il n’y a pas de modèle prédéfini. Toutefois, pour être le plus précis possible, le salarié doit renseigner :
- son identité ;
- le motif, la date et le montant de la dépense ;
- le moyen de paiement utilisé.
En fonction du type de dépense (frais de repas, frais kilométriques…), d’autres informations pourront être demandées.
Quels sont les justificatifs de dépenses recevables ?
Parmi les justificatifs recevables, il y a la facture avec la mention « payée » et le ticket de caisse. Ceux-ci doivent comporter plusieurs mentions obligatoires comme le nom du fournisseur, la date et le descriptif de la dépense et la TVA.
💡 Conseil d’expert : en cas de perte d’un justificatif, vous pouvez à titre exceptionnel, rédiger une déclaration sur l’honneur pour justifier la note de frais.
Les bonnes pratiques pour optimiser la gestion des notes de frais
Définir une politique des dépenses
La politique des dépenses définit le type de dépenses remboursables et les limites. Elle précise aussi les modalités du remboursement, notamment :
- les justificatifs recevables ;
- les délais imposés pour fournir les justificatifs.
Grâce à ce document, tout le monde a le même niveau d’information ce qui limite les erreurs.
Opter pour la dématérialisation des notes de frais
Certaines équipes gèrent encore leurs notes de frais à la main. Or, cette organisation n’est pas optimale, car elle occasionne des erreurs de saisie.
Pour simplifier la gestion des notes de frais, la dématérialisation est une solution intéressante. Il suffit aux salariés de prendre en photo leurs justificatifs et de les déposer sur une application dédiée, que la dépense soit faite avec une carte personnelle ou professionnelle. Avec leur carte personnelle, ils devront bien veiller à faire une demande de remboursement.
Centraliser vos notes de frais au même endroit
Vous avez l’obligation de conserver vos justificatifs de notes de frais pendant 10 ans. Ils pourront en effet vous être demandés en cas de contrôle fiscal. Certains outils spécialisés vous permettent de centraliser et classer vos notes de frais de façon dématérialisée. Vous simplifiez ainsi votre organisation et pouvez retrouver l’ensemble de vos documents en cas de besoin.
Simplifier la gestion des dépenses d’équipe
Vous perdez du temps à courir après les justificatifs ? Grâce à certains outils, vous pouvez automatiser les relances pour récupérer les justificatifs manquants liés aux dépenses professionnelles.
Vous gérez de nombreuses dépenses tous les mois ? Vous pouvez utiliser des cartes business pour gagner en efficacité. Sachez qu’il existe des cartes entièrement paramétrables pour garder un contrôle total sur les frais.
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